KEI: digitaal procederen in civiele zaken

Om procedures eenvoudiger te maken en aan te sluiten bij de digitalisering van onze samenleving is het programma KEI (Kwaliteit en Innovatie rechtspraak) opgezet. Met de invoering van KEI worden procespartijen verplicht om digitaal te procederen in gerechtelijke procedures. Op dit moment geldt dit slechts voor civiele procedures bij de rechtbank Midden-Nederland maar dit wordt de komende jaren verder uitgerold. In dit artikel gaan we in op het digitaal procederen in civiele procedures en de belangrijkste wijzigingen hierin.

We zullen de volgende vragen beantwoorden. U kunt hieronder op een van de vragen klikken om direct naar het antwoord te gaan.

  1. Wat is digitaal procederen?
  2. Digitaal procederen verplicht voor iedereen?
  3. Hoe wordt de procedure gestart?
  4. Hoe wordt het verweer gevoerd?
  5. Hoe ziet de mondelinge behandeling eruit?
  6. Hoe doet de rechter uitspraak?
  7. Wat verandert er nog meer?
  8. Wanneer wordt digitaal procederen ingevoerd?

1. Wat is digitaal procederen?

Onder KEI geldt als hoofdregel dat de procespartijen verplicht zijn digitaal te procederen. De procespartijen dienen via Mijn Rechtspraak in te loggen door middel van DigiD om bijvoorbeeld processtukken uit te wisselen en de stand van zaken in een procedure te volgen. Daarnaast kunnen zij op een laagdrempelige manier met elkaar maar ook met de rechter in contact blijven. Voor advocaten geldt dat zij inloggen met hun advocatenpas of gebruik maken van het Aansluitpunt Rechtspraak dat gekoppeld is aan hun eigen kantoorsoftware.

2. Digitaal procederen verplicht voor iedereen?

Het digitaal procederen geldt niet voor iedereen. Een aantal partijen wordt vrijgesteld van het digitaal procederen. De volgende partijen zijn in beginsel niet verplicht om digitaal te procederen:

1. Natuurlijke personen en informele verenigingen

In beginsel zijn natuurlijke personen en informele verenigingen vrijgesteld van digitaal procederen. Indien deze groep personen door een advocaat/deurwaarder of een andere professionele rechtsbijstandverlener wordt vertegenwoordigd dan geldt de verplichting tot digitaal procederen wel. Dit geldt ook als maten/vennoten als natuurlijke personen of namens hun personenvennootschap procederen.

2. (Buitenlandse) ondernemingen/rechtspersonen

De (buitenlandse) ondernemingen/rechtspersonen die niet staan ingeschreven in het Nederlandse handelsregister en niet worden vertegenwoordigd door een derde (bijvoorbeeld een advocaat), die wel digitaal moet procederen, zijn in beginsel niet verplicht om digitaal te procederen.

3. Buitenlandse burgers

Ook de buitenlandse burgers die geen Nederlandse nationaliteit hebben, zijn in beginsel niet verplicht om digitaal te procederen. Ook hier geldt dat als deze buitenlandse burger door bijvoorbeeld een advocaat wordt vertegenwoordigd het digitaal procederen wel verplicht is.

Het is van belang om te weten dat de bovenstaande uitzonderingen dus niet gelden wanneer de partijen zich laten bijstaan door een advocaat of een andere professionele rechtsbijstandverlener. In dat geval is digitaal procederen wel verplicht.

Herstelmogelijkheid

Indien er geen gebruik is gemaakt van het digitaal procederen, terwijl de partijen hiertoe wel verplicht zijn, krijgen de partijen de mogelijkheid om ‘de fout’ te herstellen. Als de partijen geen gebruik maken van de herstelmogelijkheid dan kan de rechter de partijen niet-ontvankelijk verklaren. Dit betekent dat de rechter de partijen niet in de procedure zal ontvangen.

De rechter kan ook besluiten om het stuk, dat niet digitaal is ingediend, niet mee te nemen in de procedure. De rechter kan ook beslissen om de procedure op papier voort te zetten ondanks dat de partijen in beginsel verplicht zijn om de stukken digitaal in te dienen. Verder is het ook van belang om te weten dat in sommige gevallen ook op papier kan worden geprocedeerd. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van vertrouwelijke stukken.

3. Hoe wordt de procedure gestart?

De civiele procedure is door invoering van het KEI-programma veranderd naar één basisprocedure. Die basisprocedure bevat één schriftelijke ronde, bestaande uit een procesinleiding en verweerschrift. Daarnaast bevat de procedure een mondelinge behandeling. Na de mondelinge behandeling doet de rechter schriftelijk of mondeling uitspraak over de kwestie.

1. Procesinleiding

De procedure bij de rechtbank begint met een procesinleiding die u digitaal moet indienen via Mijn Rechtspraak. De procesinleiding komt in de plaats van de dagvaarding of het verzoekschrift. In de procesinleiding zet u uw vordering of verzoek uiteen.

Er bestaat een mogelijkheid om met één procesinleiding zowel de vordering als het verzoek, voor zover deze onderling voldoende samenhang hebben, in te dienen. In de procesinleiding neemt u een uiterste datum op waarop de tegenpartij moet verschijnen.

2. Oproepingsbericht

Na het indienen van de procesinleiding krijgt u via Mijn Rechtspraak het oproepingsbericht dat door de griffier van de rechtbank wordt opgesteld. Met dit oproepingsbericht stelt u de tegenpartij op de hoogte over de gerechtelijke procedure. Het oproepingsbericht (samen met de procesinleiding) moet u binnen twee weken laten betekenen door de deurwaarder of op een andere manier bezorgen. Hieronder leest u drie manieren van bezorgen ofwel oproepen:

A. Oproepingsbericht vormvrij

U kunt er voor kiezen om het oproepingsbericht persoonlijk te bezorgen of via de e-mail of post te verzenden. Het nadeel van deze manier van oproepen is dat als de tegenpartij niet in de rechtszaak verschijnt de rechter geen verstek zal verlenen. Dat betekent dat de rechter de verweerder niet zal veroordelen zonder dat hij is verschenen in dat geval. In dat geval dient u alsnog het oproepingsbericht binnen twee weken te laten betekenen door de deurwaarder.

B. Oproepingsbericht door deurwaarder betekenen

U kunt er ook voor kiezen om de procesinleiding in te dienen via Mijn Rechtspraak en vervolgens het oproepingsbericht te laten betekenen via de deurwaarder na ontvangst van het oproepingsbericht via de griffier.

C. Oproepingsbericht door deurwaarder laten opstellen en betekenen

Een andere mogelijkheid is dat u het oproepingsbericht door de deurwaarder zelf laat opstellen en betekenen. Uiterlijk vijf werkdagen daarna dient u het exploot van betekening en de procesinleiding met daarbij het oproepingsbericht in te dienen via Mijn Rechtspraak. Als u voor deze wijze kiest, betekent dit dat de rechter pas later kennis neemt van de zaak.

4. Hoe wordt het verweer gevoerd?

Nadat de tegenpartij het oproepingsbericht heeft ontvangen dient de tegenpartij (de advocaat van de tegenpartij) de code die op het oproepingsbericht staat in te voeren via Mijn Rechtspraak en dient de tegenpartij te bepalen of hij wil verschijnen. Indien de tegenpartij zich kan vinden in de vordering en geen verweer wil voeren, kan het voorkomen dat een tegenpartij bewust niet verschijnt. Indien de tegenpartij wil verschijnen dan moet de hij dat uiterlijk doen op de datum die in het oproepingsbericht staat. De tegenpartij heeft zes weken de tijd om een verweerschrift via Mijn Rechtspraak in te dienen.

Rol afgeschaft

Onder KEI is de rol afgeschaft. De rol is een overzicht van alle zaken die worde behandeld door de rechter waarbij op specifieke door de rechtspraak vastgestelde dagen en tijdstippen zaken kunnen worden aangebracht en ook andere stukken worden ingediend. Deze rol wordt vervangen door het digitale systeem. Het is niet langer nodig om de tegenpartij op een door de rechtspraak vastgestelde dag en tijdstip op te roepen. De tegenpartij is vrij om eerder te verschijnen dan de uiterlijke datum die genoemd is in de procesinleiding.

5. Hoe ziet de mondelinge behandeling eruit?

Nadat de rechtbank het verweerschrift heeft ontvangen, ontvangt zowel de eiser als de verweerder via Mijn Rechtspraak een uitnodiging voor de mondelinge behandeling. Tijdens de mondelinge behandeling kan de rechter bijvoorbeeld om informatie vragen en de partijen de gelegenheid geven om hun standpunten te onderbouwen. De rechter kan er eventueel voor kiezen om tijdens de mondelinge behandeling direct uitspraak te doen.

Stukken indienen

Tijdens de mondelinge behandeling is het niet meer mogelijk om processtukken in te dienen. De aanvullende stukken kunnen slechts tien dagen vóór de mondelinge behandeling worden ingediend. Het is uiteindelijk de rechter die bepaalt of de stukken, die korter dan tien dagen voor de mondelinge behandeling zijn ingediend, deel uitmaken van het procesdossier.

6. Hoe doet de rechter uitspraak?

De rechter kan kiezen tussen een mondelinge uitspraak of een schriftelijke uitspraak.

Als de partijen op de mondelinge behandeling zijn verschenen, kan de rechter er voor kiezen om tijdens de mondelinge behandeling meteen een uitspraak te doen. Dit betreft dus de mondelinge uitspraak. De rechter stelt hiervan een proces-verbaal op dat binnen twee weken via Mijn Rechtspraak te raadplegen is.

De rechter kan er ook voor kiezen om een schriftelijke uitspraak te doen. In dat geval is het vonnis binnen zes weken via Mijn Rechtspraak te raadplegen.

7. Wat verandert er nog meer?

Onder het KEI-programma zijn een aantal procesrechtelijke termen veranderd om de procedure eenvoudiger en toegankelijker te maken. Op dit moment bestaat er een onderscheid tussen de dagvaardings- en de verzoekschriftprocedure en bestaan er een veelheid aan termen die veelal neerkomen op hetzelfde.

Hieronder treft u een korte lijst met de oude en nieuwe procesrechtelijke termen.

Oud Nieuw
Conclusie van antwoord Verweerschrift
Dagvaarding Procesinleiding + oproepingsbericht
Dagvaardingsprocedure Vorderingsprocedure
Eerstdienende dag Uiterste verschijningsdatum
Eis Vordering
Eis in reconventie Tegenvordering
Gedaagde Verweerder, verwerende partij
Rol Vervalt
Stellen Verschijnen
Terechtzitting Mondelinge behandeling of andere zitting
Verzoekschrift Procesinleiding + oproepingsbericht

8. Wanneer wordt digitaal procederen ingevoerd?

De invoering van het digitaal procederen verloopt in fases waarbij in elke fase een of twee gerechten met een verplichte pilot meedoen. De rechtbanken Midden-Nederland en Gelderland zijn per 1 september 2017 gestart met de pilot ‘digitaal procederen’. Dat betekent dus dat er bij deze rechtbanken slechts digitaal geprocedeerd kan worden.

De verwachtingen voor de komende jaren met betrekking tot het digitaal procederen kunnen het best geraadpleegd worden op de website van de Rechtspraak omdat dit overzicht steeds wordt bijgewerkt: https://www.rechtspraak.nl.

 

Meer informatie of hulp nodig?

Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met:

Wat zijn de kosten?

De kosten voor advies over of bijstand bij een digitale procedure kunnen op verschillende manieren worden voldaan mede afhankelijk van de vraag of u een particulier of ondernemer bent. Meer informatie over onze particuliere tarieven vindt u hier. Klik hier voor meer informatie over onze zakelijke tarieven.