Alles over het (niet) tijdig indienen van een bezwaarschrift

Wanneer u het niet eens bent met een overheidsbesluit heeft u over het algemeen zes weken de tijd om bezwaar in te dienen. Wat kunt u doen als u deze termijn niet haalt of niet dreigt te halen?

1. Wat is een bezwaartermijn?

Een bezwaartermijn is de termijn waarbinnen een belanghebbende in bezwaar kan gaan tegen een besluit van een bestuursorgaan. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt in beginsel zes weken zo bepaalt artikel 6:7 Algemene wet bestuursrecht (Awb).

1.1. Afwijkende bezwaartermijn

Het is echter mogelijk dat in een specifieke wet afgeweken wordt van deze termijn. Zo bepaalt de Ziektewet (ZW) dat de bezwaartermijn bij geschillen over een geneeskundige beoordeling van het UWV twee weken bedraagt (artikel 75k ZW).

Het is dus belangrijk om altijd na te gaan wat de specifieke bezwaartermijn is die geldt voor het besluit waartegen u bezwaar maakt. Over het algemeen wordt deze aan het eind van het besluit vermeld in de zogeheten rechtsmiddelenclausule waarin wordt vermeld dat u bezwaar kunt maken, waar u dat kunt doen en binnen welke termijn.
Overheidsinstanties zijn verplicht om deze rechtsmiddelenclausule op te nemen.

1.2. Begin van bezwaartermijn

De bezwaartermijn begint te lopen op de dag nadat de beslissing bekend is gemaakt op de wijze waarop dat is voorgeschreven. Over het algemeen is dat de verzenddatum van het besluit en hiernaar wordt ook verwezen in de rechtsmiddelenclausule.

U dient er rekening mee te houden dat als de verzenddatum van de brief vrijdag 20 januari 2017 is, de laatste dag dat u bezwaar kunt maken ook op een vrijdag valt en wel de vrijdag van zes weken later, te weten 3 maart 2017.

2. Wanneer is een bezwaarschrift op tijd ingediend?

2.1. Indiening per post

Wanneer de verzending per post via PostNL geschiedt is het bezwaarschrift tijdig ingediend, indien het voor het verstrijken van de bezwaartermijn is verzonden, op voorwaarde dat het niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen (artikel 6:9 lid 2 Awb).

2.1.1. Geen poststempel

Wanneer een poststuk niet is voorzien van een (leesbare) poststempel, moet worden aangenomen dat een poststuk tijdig is bezorgd, indien het op de eerste of tweede werkdag na het einde van de bezwaartermijn is ontvangen, tenzij het tegendeel komt vast te staan zo blijkt uit een uitspraak van de Hoge Raad.

Dit is opvallend. Bij het ontbreken van een poststempel kan namelijk niet worden vastgesteld met gebruikmaking van welke dienst een stuk aan een bestuursorgaan is verzonden. Het is dus zelfs mogelijk dat een belanghebbende het bezwaarschrift in persoon op het postadres van het bestuursorgaan deponeert. Dit betekent dat u het bezwaar in de brievenbus zou kunnen deponeren van het bestuursorgaan als u erachter zou komen dat u het bezwaarschrift in feite de dag daarvoor of twee dagen daarvoor had moeten verzenden. Het spreekt voor zich dat deze uitzondering niet daarvoor in het leven is geroepen.

In het geval dat een poststuk later dan de eerste of tweede werkdag na de bezwaartermijn is ontvangen verschuift de bewijslast naar de belanghebbende, die dan zal moeten aantonen dat het stuk wel degelijk tijdig per post, dat wil zeggen per PostNL, is verzonden aldus de Hoge Raad. In de praktijk betekent dit dat u het poststuk aangetekend via PostNL moet hebben verzonden om aan te kunnen tonen dat u het bezwaar binnen de bezwaartermijn heeft verzonden.

2.1.2. Wel poststempel

Wat betreft de afstempeling van een poststuk geldt het volgende. De Hoge Raad oordeelde in een zaak, waarin een poststuk was afgestempeld met de datum maandag 27 mei 2002, dat in voorkomend geval niet is uitgesloten dat het poststuk, voor het einde van de termijn, op vrijdag 24 mei 2002 ter post is bezorgd.

De Raad van State volgt echter een andere benadering en overwoog dat de afstempeling in beginsel bepalend is voor de vaststelling van de datum waarop een poststuk is verzonden.

Gezien het voorgaande is het dus verstandig om het bezwaarschrift altijd per aangetekende post te versturen omdat u dan altijd kunt aantonen op welke dag en op welk tijdstip dit is verzonden. Bij gewone post komt het risico vaak voor uw rekening terwijl er ook altijd gebruik gemaakt moet worden van PostNL en de praktijk laat zien dat daarbij van alles fout kan gaan.

2.1.3. Ander postbedrijf

Verzending middels een koeriersdienst wordt dus niet als post in de zin van de wettelijke uitzonderingsgrond beschouwd. Slechts verzending middels het (traditionele) postbedrijf, thans PostNL, valt binnen de reikwijdte van de uitzonderingsgrond.

Volgens de Raad van State vloeit zo’n opvatting voort uit het gegeven dat PostNL de enige wettelijk geregelde universele postdienst betreft welke aan de bij en krachtens de Postwet gestelde eisen, die mede zien op de kwaliteit van de postbezorging, dient te voldoen.

Op grond van een van deze verplichtingen kan ervan uit worden gegaan dat een poststuk dat daags na het verstrijken van de termijn is bezorgd uiterlijk de dag daarvoor ter post is aangeboden. Andere postvervoerbedrijven, zoals koeriersdiensten hebben deze verplichtingen niet zo oordeelt de Raad van State. Zelfs een officiële verklaring van de koeriersdienst inhoudende dat hij voor het aflopen van de termijn het bezwaarschrift heeft ingediend deed aan de opvatting van de Raad van State geen afbreuk.

2.2. Indiening per fax

Indien het bezwaarschrift via de fax is verzonden dan dient het bezwaarschrift binnen de bezwaartermijn te zijn ontvangen door het bestuursorgaan. De risico’s van het verzenden van een bezwaarschrift per fax komen voor rekening van de verzender. Het ligt op de weg van de verzender om aannemelijk te maken dat de fax tijdig is verzonden.

Indien de verzender middels een verzendjournaal kan aantonen dat de fax tijdig is verzonden verschuift de bewijslast naar de geadresseerde, dat wil zeggen het bestuursorgaan. Die zal dan de ontvangst van het faxbericht op een niet ongeloofwaardige wijze dienen te ontkennen in de visie van de Centrale Raad van Beroep.

Op 3 januari 2001 heeft de Hoge Raad bepaald dat de wet geen aanknopingspunten biedt voor de stelling dat verzending per fax op een lijn gesteld dient te worden met verzending per post als bedoeld in de wet. Immers, zo oordeelt de Hoge Raad, de vertraging die bij verzending per post kan optreden kan zich bij verzending per fax niet voordoen. Bezwaren per fax dienen dan ook daadwerkelijk voor het einde van de bezwaartermijn te zijn ontvangen en is er dus geen week respijt in verband met eventuele postvertraging zoals het geval bij postverzending via PostNL.

2.3. Indiening per e-mail

Indien het bezwaarschrift per e-mail is ingediend dan dient het bezwaarschrift binnen de bezwaartermijn te zijn ontvangen door het bestuursorgaan. Let op dat indiening per e-mail niet altijd is toegestaan. Deze zogenaamde elektronische weg dient expliciet opengesteld te zijn door het bestuursorgaan. Indiening per fax of middels persoonlijke afgifte bij de balie of receptie van het bestuursorgaan is wel altijd toegestaan.

Indien deze elektronische weg niet is opengesteld maar het bezwaar is wel binnen de bezwaartermijn ontvangen dan dient het bestuursorgaan alsnog een termijn te geven voor herstel, dat wil zeggen om het bezwaar alsnog schriftelijk in te dienen. Dit oordeel is bevestigd door de Raad van State in zijn uitspraak van 29 augustus 2012.

Voorwaarde is wel dat de e-mail naar het officiële e-mailadres van het bestuursorgaan moet zijn verzonden of het zakelijke e-mailadres van een ambtenaar waarmee de belanghebbende over zijn zaak communiceerde en wel zodanig dat de belanghebbende ervan uit mocht gaan dat het bericht ook naar die betreffende ambtenaar gezonden mocht worden. Daarbij is het ook van belang dat uit de e-mail duidelijk blijkt dat bezwaar is beoogd.

2.4. Persoonlijke afgifte

Het is mogelijk het bezwaarschrift af te geven bij de receptie of informatiebalie van het bestuursorgaan. Het is daarbij van groot belang dat u ook een bevestiging krijgt van de ontvangst met een datumstempel en indien mogelijk ook vermelding van het exacte tijdstip van indiening.

Voorts is het van belang dat genoteerd wordt door de ontvanger dat een bezwaarschrift is ontvangen met handtekening en/of bedrijfsstempel van degene die het bezwaarschrift in ontvangst heeft genomen. Dit is van belang omdat later anders ter discussie zou kunnen staan wat de belanghebbende heeft ingediend op de bewuste dag en dan is het aan de belanghebbende om dat aan te tonen zo blijkt uit de uitspraak van de Centrale Raad van Beroep van 21 oktober 2014.

3. Pro-formabezwaar: wanneer u meer tijd nodig heeft

Pro forma betekent letterlijk: voor de vorm. Een pro-formabezwaarschrift wordt ingediend wanneer een belanghebbende op tijd bezwaar wenst in te dienen tegen een besluit, maar nog niet de exacte gronden van het bezwaar uiteen kan zetten. Doordat bij een pro-formabezwaarschrift een duidelijke uiteenzetting van relevante gronden ontbreekt is de indiener feitelijk in verzuim (artikel 6:5 Awb).

3.1. Herstel verzuim

Echter, het bestuursorgaan behoort de indiener in de gelegenheid te stellen om het verzuim te herstellen. Het bestuursorgaan doet dit door de indiener een termijn te gunnen waarbinnen de gronden dienen te worden aangevuld (artikel 6:6 Awb).

3.2. Verlenging bezwaartermijn?

Derhalve kan worden gesteld dat het indienen van een pro-formabezwaarschrift de bezwaartermijn in zekere zin verlengt. Een pro-formabezwaar geeft namelijk van niet meer blijk dan een verlangen om op een later tijdstip inhoudelijk de bezwaren tegen het genomen besluit nader toe te lichten.

In zijn uitspraak van 23 december 2002 erkent de Centrale Raad van Beroep expliciet de mogelijkheid om pro-formabezwaar in te dienen hoewel deze mogelijkheid niet direct uit de wet volgt. De Centrale Raad van Beroep overweegt dat in Nederland een termijn van zes weken voldoende is juist omdat de mogelijkheid bestaat van pro-formabezwaar.

Hoe u een (pro-forma)bezwaarschrift indient en waaraan dit moet voldoen kunt u hier lezen.

4. Wat gebeurt er als het bezwaar niet op tijd is?

Overschrijding van de bezwaartermijn heeft tot gevolg dat het bezwaar niet-ontvankelijk wordt verklaard (artikel 6:6 sub a Awb). Een dergelijke niet-ontvankelijkheidsverklaring leidt er vervolgens toe dat het bezwaarschrift niet in behandeling wordt genomen door het overheidsorgaan.

4.1. Verschoonbare termijnoverschrijding

Soms kan het bezwaar toch in behandeling worden genomen ondanks het feit dat het te laat is ingediend. Er is dan sprake van een verschoonbare termijnoverschrijding. De termijnoverschrijding is verschoonbaar wanneer niet redelijkerwijs kan worden geoordeeld dat de indiener in verzuim is geweest (artikel 6:11 Awb).

5. Wanneer is wel sprake van verschoonbare termijnoverschrijding?

Of sprake is van verzuim dient per geval te worden beoordeeld. Hieronder zal een kort overzicht worden geschetst van situaties waarbij sprake was van een verschoonbare termijnoverschrijding zodat het bezwaar in behandeling werd genomen ondanks dat dat in principe te laat was ingediend.

5.1. Geen melding van bezwaartermijn, geen professionele bijstand

Een bestuursorgaan dient in zijn besluit melding te maken van de mogelijkheid tot het indienen van bezwaar en de termijn waarbinnen het bezwaar dient te zijn ontvangen zo volgt uit vaste rechtspraak. Wanneer dat nagelaten wordt, kan een belanghebbende zich in beginsel beroepen op een verschoonbare termijnoverschrijding tenzij hij professionele bijstand had waardoor mag worden aangenomen dat de belanghebbende wist dat hij binnen een bepaalde termijn bezwaar moest maken zoals hierna besproken zal worden.

5.2. Besluit niet ontvangen

Indien niet tijdig bezwaar wordt gemaakt omdat het besluit niet tijdig is ontvangen dan ligt het op de weg van het bestuursorgaan om aannemelijk te maken dat hij een besluit heeft verzonden. Een eenvoudige manier waarop de aannemelijkheid van ontvangst zou kunnen worden onderbouwd betreft een juiste adressering van het besluit en een verzenddatum.

Daarbij moet er sprake zijn van een deugdelijke verzendadministratie die geen blijk geeft van recente problemen bij de verzending van poststukken. Indien het betrokken bestuursorgaan hiertoe niet in staat blijkt of anderszins niet in staat is de ontvangst van het besluit aannemelijk te maken, kan het niet aan een belanghebbende worden tegengeworpen dat er niet tijdig bezwaar is ingediend aldus de Centrale Raad van Beroep.

6. Wanneer is geen sprake van verschoonbare termijnoverschrijding?

Er is veel rechtspraak op het gebied van de termijnoverschrijding en de vraag of bepaalde omstandigheden leiden tot verschoonbaarheid van de termijnoverschrijding. In veel gevallen oordeelt de rechter dat dat niet het geval is. We bespreken hierna een aantal van deze zaken waarbij een te laat ingediend bezwaarschrift niet werd verontschuldigd en het bezwaar derhalve niet inhoudelijk werd behandeld.

6.1. Geen melding van bezwaartermijn, wel professionele bijstand

Indien het besluit geen melding bevat van de bezwaartermijn is de overschrijding van de bezwaartermijn verschoonbaar in beginsel. Dit is echter niet het geval wanneer een belanghebbende voor de afloop van de bezwaartermijn werd bijgestaan door een professionele rechtsbijstandsverlener. Van een dergelijke actor mag immers worden verlangd bekend te zijn met de vereisten binnen het bestuursrecht. Voornoemde aangenomen bekendheid geldt eveneens voor belanghebbenden die regelmatig procederen zo lezen we in de uitspraak van de de Raad van State van 21 september 2011.

6.2. Ziekenhuisopname

Opname in het ziekenhuis is op zichzelf geen reden tot verschoonbaarheid van de overschrijding van de bezwaartermijn. Over het algemeen oordeelt de rechter dat de belanghebbende de postafhandeling kan overlaten aan een ander zodat ook bij een ziekenhuisopname toch een redelijke mogelijkheid is om, al is het maar middens pro-formabezwaar, bezwaar in te dienen. Dit lijdt slechts uitzondering indien de belanghebbende kan aantonen dat er geen enkele mogelijkheid was om een belangenbehartiger in te schakelen voor de tijdige indiening van het bezwaarschrift.

Dit volgt uit ook uit de uitspraak van de Centrale Raad van Beroep van 15 september 2009. In dit geval oordeelde de rechter dat de belanghebbende ondanks zijn opname niet buiten staat was om bezwaar in te dienen omdat zijn zus de post verzorgde en zijn nicht hielp met de administratie.

6.3. Eigen verantwoordelijkheid voor ophalen van post

Als het gaat om postafhandeling oordeelde de Centrale Raad van Beroep dat een belanghebbende zelf verantwoordelijk is voor het ophalen van zijn post. Wanneer hij dit niet tijdig en regelmatig doet, dan komt het risico dat niet meer kan worden opgekomen tegen een besluit voor het risico van de belanghebbende. In het geval van te late indiening van bezwaar omdat de belanghebbende niet tijdig de post heeft gezien of heeft opgehaald is dus geen sprake van een verschoonbare termijnoverschrijding.

6.4. Hoge leeftijd belanghebbende

Ook de leeftijd van een belanghebbende die een bezwaarschrift te laat indient doet niet ter zake. In een zaak werd ten overstaan van de rechter beroep gedaan op de hoge leeftijd van belanghebbende, waar rekening gehouden mee had moeten worden. Deze bejaarde belanghebbende kreeg echter nul op het rekest van de Centrale Raad van Beroep. De termijn van zes weken gold in deze zaak onverkort zodat geen sprake is van een verschoonbare termijnoverschrijding.

6.5. Adreswijziging van belanghebbende

Tevens kan het geval zich voordoen dat een besluit een belanghebbende niet tijdig bereikt, wegens een adreswijziging van belanghebbende. Wanneer een belanghebbende niet op een behoorlijke wijze een adreswijziging doorgeeft aan het bestuursorgaan, kan dat bestuursorgaan niet worden verweten dat correspondentie bevattende een bezwaartermijn niet door belanghebbende is ontvangen zo oordeelde de Hoge Raad op 26 september 2003.

7. Conclusie

Uit de rechtspraak blijkt dat de bezwaartermijn strikt wordt gehanteerd en dat slechts onder uitzonderlijke omstandigheden ruimte wordt geboden voor een verschoonbare termijnoverschrijding. Toch zijn er aantal manieren die volgen uit de wetgeving en rechtspraak om alsnog een bezwaar in behandeling te laten nemen ondanks dat u te laat of te laat dreigt te zijn. Wij zullen ze hierna bespreken.

7.1. Bezwaartermijn langer dan twee werkdagen geleden verlopen?

Indien de bezwaartermijn langer dan twee werkdagen geleden is verlopen dan kunt u het niet langer per post verzenden, in de brievenbus deponeren, persoonlijk afgeven, faxen of e-mailen.

7.1.1. Geen rechtsmiddelenclausule?

U onderzoekt of er in het besluit vermeld is dat u bezwaar kunt maken en binnen welke termijn dat kan. Indien dat niet is vermeld, is het van belang dat u geen professionele hulp inschakelt maar zelf per aangetekende post bezwaar indient waarbij u aangeeft dat u graag uitstel wilt voor het indienen van de redenen voor het bezwaar (het pro-formabezwaar).

Indien u wordt geconfronteerd met de stelling dat uw bezwaar niet tijdig is ingediend. Stuurt u wederom zelf een brief waarin u aangeeft dat u niet kon weten wat de bezwaartermijn was omdat dat niet was vermeld in de brief en dat u meent dat het bezwaar daarom toch in behandeling moet worden genomen.

Nadat het bezwaar in behandeling is genomen en u heeft een termijn gekregen om de gronden van uw bezwaar aan te vullen kunt u professionele rechtsbijstand inschakelen om de bezwaarprocedure verder te doorlopen.

7.1.2. Wel rechtsmiddelenclausule?

U beseft dat u langer dan twee werkdagen geleden het bezwaar had moeten indienen maar dit heeft nagelaten maar ook dat er netjes is vermeld dat u het bezwaar binnen zes weken had moeten indienen na verzending van het besluit, welke mogelijkheden heeft u dan? U kunt in dat geval alleen een beroep doen op de verschoonbare termijnoverschrijding als u kunt aantonen dat u geen enkele mogelijkheid had om binnen de bezwaartermijn zelf of door tussenkomst van een belangenbehartiger het bezwaar tijdig in te dienen en dat u zelfs een pro-formabezwaar niet tijdig kon indienen.

Of dit haalbaar is of niet hangt heel erg af van de omstandigheden die hebben geleid tot de overschrijding van de bezwaartermijn en het bewijs dat u in dat kader kunt overleggen. Stuur zo spoedig mogelijk alsnog per aangetekende post een brief waarin u aangeeft dat u bezwaar wenst te maken en dat u graag een termijn wenst voor aanvulling van het bezwaar.

Raadpleeg in dit geval wel onmiddellijk na verzending van het bezwaarschrift een professionele rechtsbijstandsverlener zoals een advocaat. Hij of zij kan met u nagaan welke redenen u kunt aandragen om aan te tonen dat de termijnoverschrijding verschoonbaar is. U krijgt namelijk zeer waarschijnlijk een brief van het bestuursorgaan waarin u een termijn krijgt om uit te leggen waarom u uw bezwaar niet tijdig heeft ingediend. Uw rechtsbijstandsverlener kan deze toelichting namens u geven met de eventuele bewijsstukken waarover u beschikt.

7.2. Bezwaartermijn een of twee werkdagen geleden verlopen?

Artikel 6:9 betreft een wettelijke uitzondering waar het gaat om een verzending per post. Het bezwaarschrift wordt geacht tijdig te zijn ingediend, wanneer dit niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.

De rechtspraak laat de praktische mogelijkheid toe om een bezwaarschrift binnen twee werkdagen na afloop van de bezwaartermijn alsnog persoonlijk per post te bezorgen zonder datumstempel. In zulks een geval wordt het aannemelijk geacht dat het bezwaar tijdig is ingediend zodat het bestuursorgaan mogelijk zonder u daarover vragen te stellen het bezwaar tijdig acht. Het is uiteraard wel zo dat de uitzondering gemaakt is voor verzending per post en niet deponering in de brievenbus van het bestuursorgaan.

7.3. Bezwaartermijn verloopt vandaag

Indien de bezwaartermijn vandaag verloopt terwijl de postlichting van de dag al is geweest dan is er de mogelijkheid om het bezwaar uiterlijk middernacht te faxen naar het bestuursorgaan waarbij het van belang is dat het ook vóór 00:00 uur wordt ontvangen. U dient het faxrapport zorgvuldig te bewaren.

Mocht het faxnummer niet bekend zijn of niet werken dan is het van belang dat u het bezwaar naar het officiële e-mailadres verstuurt. Indien de elektronische weg is opengesteld voor het bezwaar dan bent u gered. Indien dat niet het geval is dan dient u een hersteltermijn te krijgen om het bezwaar alsnog schriftelijk in te dienen.

7.4. Bezwaartermijn verloopt morgen

U kunt het bezwaarschrift per aangetekende of gewone post verzenden indien de bezwaartermijn morgen verloopt. Dat heeft een, weliswaar gering, risico en daarom is het aan te bevelen om het bezwaar ook of uitsluitend per fax te sturen. U kunt dan in elk geval aantonen dat het bezwaar tijdig middels fax is verzonden mocht er iets misgaan met de postverzending wat voor uw risico zou komen.

Indien u niet beschikt over een faxmachine dan kunt u online altijd een fax sturen waarbij u ook een bevestiging ontvangt. Via een zoekmachine kunt u vele diensten terugvinden voor online faxen. Het online faxbewijs dient u uiteraard eveneens zorgvuldig te bewaren.

U kunt het bezwaarschrift ook persoonlijke aanbieden bij de receptie van het betreffende bestuursorgaan en vragen om een bewijs waarop staat op welke datum en welk tijdstip u uw bezwaarschrift heeft ingediend en bij voorkeur met vermelding dat het gaat om een bezwaarschrift tegen het besluit van een bepaalde datum. Dit bewijs bewaart u wederom zorgvuldig nu het als bewijs kan dienen.

Meer informatie of hulp nodig?

Neem voor meer informatie over dit onderwerp contact op met:

Wat zijn de kosten?

De kosten voor advies en rechtsbijstand in bezwaarprocedures kunnen op verschillende manieren worden voldaan mede afhankelijk van de vraag of u een particulier of ondernemer bent. Meer informatie over onze particuliere tarieven vindt u hier. Klik hier voor meer informatie over onze zakelijke tarieven.